Organisation de votre Salon professionnel

Paris

Organisation salon événement professionnel en France

L’Organisation de votre convention/salon
professionnel partout en France !

Entre 300 et 3000 personnes
  • Une expertise d’organisateur de salon depuis plus de 15 ans
  • Une multitude de références dans le secteur
  • Une pluralité de partenaires et clients fidèles
  • Possibilité d’organisation de salons professionnels partout en France
  • Différents formats possibles en fonction de vos problématiques
  • Une gestion clé en main de l’ensemble des éléments d’organisation en amont, pendant et au terme de l’opération
  • La gestion des outils d’inscription et de communication auprès des publics
  • Des budgets adaptés et maitrisés

Un projet de salon professionnel est un dossier sensible, précis et complexe dans la forme comme dans le fond, car il exige une maitrise parfaite de l’intégralité des aspects organisationnels d’un événement, qu’ils s’agissent des modalités techniques jusqu’aux outils de communication et d’inscription en passant par, entre autres sujets, la gestion des exposants ou encore de la restauration.

L’orchestration d’un salon, qu’il soit BtoB ou BtoC, fourmille d’éléments de détail et de facteurs déterminant à sa réussite à prendre en considération. Il est ainsi souvent plus prudent et rassurant de confier cette typologie de dossiers à une agence, spécialisée en la matière, qui saura vous proposer son expertise, son accompagnement et son savoir-faire, en sus de vous faire bénéficier de son positionnement d’expert dans le domaine et des nombreux avantages qui en découlent.

Avec la récurrence d’organisation de près de 15 salons chaque année, Webedia Event se positionne comme un acteur majeur et incontournable de la gestion de projets de salons professionnels à Paris, Lyon, Lille et Marseille notamment.

Nous pouvons nous assurer entre autres, en amont pendant et à postériori de l’événement :

La réalisation des outils de gestion et communication :

  • Conception et suivi du site internet d’inscription pour les différentes typologies de participants à votre salon professionnel.
  • Mise en place des outils de communication à destination des participants (Newsletter, Youtube Live en studio de présentation de l’édition, E-mailing de relances…)
  • Création, gestion et remise des outils spécifique de visite (Badge exposants, visiteurs, organisation, pass VIP…).
  • Définition, réalisation et déclinaison de la charte graphique de votre événement
  • Réalisation des documents d’accompagnement tel que le guide du salon, la charte du salon, …
  • Réalisation du reportage photo et/ou vidéo de l’événement le jour J avec le rendu final au terme de l’événement.

La commercialisation des espaces :

  • En collaboration avec votre service achat, nous définissons des KITS de vente intégrant divers éléments intrinsèques à la bonne participation à un salon puis nous mettons en contact avec la liste des fournisseurs renseignés afin de leur présenter l’événement et les nombreux avantages de leur participation sur votre salon.
  • Nous négocions avec eux les budgets en fonction de l’espace stand désiré et du Kit retenu par leurs soins et en échange avec les acheteurs validons leur présence.
  • Nous pouvons aussi nous adapter à une commercialisation déjà effectuée par votre service achat afin de conserver le lien afin les exposants et les renseigner sur les démarches organisationnelles à venir en cohérence avec la commercialisation précédemment réalisée.

La coordination du salon avec les divers interlocuteurs :

  • Avec la préfecture pour les autorisations d’ouvertures, la gestion des contraintes gouvernementales à date en collaboration avec l’organisme de prévention et de sécurité.
  • Avec le site réceptif pour la gestion des différents espaces de Hall, de bureaux et de salles de réunions/présentation, de l’auditorium/Plénière, de la technique, de la sécurité SSIAP, ADS, AC et agents de nettoyage.
  • Avec le traiteur pour le choix de la restauration des différents temps, de la mise en place des offices et contraintes liées, du mobilier et de l’art de la table ainsi que la gestion des flux des visiteurs sur l’accès à l’espace dédié des déjeuners et diners.
  • Avec les navettes pour l’accès au site, aux transferts avec les potentielles autres destinations réceptives.
  • Avec les hôtels pour la gestion de l’hébergement des participants pendant la durée de l’événement.
  • Avec notre partenaire agence d’hôtes et d’hôtesses pour la gestion de l’accueil et des flux de participants au travers des espaces du salon.
  • Et bien entendu avec le client afin de l’informer de l’avancée des différentes étapes préparatoires à l’opération et du respect du retro-planning défini en concertation.

La gestion de votre plénière :

  • Gestion du document de planification dédié aux étapes de la préparation.
  • Proposition d’intervenants lors de votre plénière, journalistes, spécialistes, influenceurs, … au travers de notre catalogue de talents WEBEDIA.
  • Coordination avec les équipes techniques pour une plénière physique ou avec les équipes régie et studio dans le cadre d’une plénière digitale – découvrir notre offre digitale
  • Accompagnement de la rédaction de vos contenus par le biais d’un accompagnement éditorial et réalisation du conducteur.
  • Possibilité de mise en place de média training pour vos intervenants désireux d’y participer.
  • Orchestration de vos répétitions afin que vos allocutions le jour J se déroulent dans les meilleures conditions.

 

N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande afin que nous puissions échanger avec vous sur votre projet !

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